Storytelling met data

Als we een verhaal willen vertellen aan de hand van data is het aan te raden om niet te stoppen bij enkel informatie. Het is vaak de bedoeling dat we inzichten willen presenteren die leiden tot een bepaalde actie. Het doel van storytelling met data is steeds het vertalen naar een verhaal.

Context

Context vormt de betekenis aan data en maakt efficiënte communicatie mogelijk. Foute context kan uiteindelijk leiden tot miscommunicatie.

• De eerste fase is het bepalen van de doelgroep waarvoor je de data zal presenteren. Is jouw publiek vertrouwd met het onderwerp en terminologie?
• De volgende fase is om te kijken welke data beschikbaar is. Inzichten die onderbouwd zijn met data hebben bovendien een hogere geloofwaardigheid.
• Als laatste fase is het van belang om te weten hoe die context zal gecommuniceerd worden. Voor een publiek of via een geschreven document?

Maak dus geen compromissen op vlak van presentaties. Zorg steeds voor verschillende presentaties met relevante informatie voor elke doelgroep zodat informatie niet verloren raakt. Bijvoorbeeld:

1. Data analisten hebben bijvoorbeeld een statistische achtergrond. Je weet nog niet zeker of je bevindingen correct zijn. Geef daarom een goed inzicht in jouw onderzoek en vraag om feedback.
2. Het management daarentegen is zeer gefocust op resultaten dus hier is het aangeraden om eerder met samenvattingen te werken zodat ze uiteindelijk een finale call to action kunnen geven.

Ruis

Ruis zijn visuele elementen die standaard toegevoegd worden aan grafieken. Deze nemen veel ruimte in beslag, verlagen de leesbaarheid en leveren geen toegevoegde waarde aan jouw verhaal.

Hoe kan kan je ruis verwijderen?

• Geef geen misleidende informatie
• Gebruik geen 3D grafieken en schaduweffecten
• Vermijd kleur indien mogelijk
• Vermijd legendes indien mogelijk
• Vermijd rasterlijnen (of plaats ze naar de achtergrond)
• Vermijd kaders rond de grafiek
• Vermijd arceringen

Aandacht richten

Tijdens jouw verhaal moet je de aandacht steeds richten op de juiste zaken zodat de boodschap zo correct mogelijk overgebracht worden. Dit kan dankzij te letten op de tekst en grafieken. De beste manieren om accenten te leggen in tekst is door aanpassingen te voeren aan:

• Kleur
• Contrast
• Vetgedrukt tekst
• Lettergrootte
• Witruimte

Bij grafieken is het cruciaal om te letten op volgende zaken:

• Gebruik kleur met mate: één kleur om de aandacht te trekken
• Een dikkere lijn, om extra aandacht te leggen
• Grijstinten voor een visuele hiërarchie van informatie
• Markeerpunten in combinatie met labels enkel voor die punten waarbij je in je communicatie even stil wilt blijven staan

Denken als een designer

Less is more: Zorg ervoor dat alles wat je toont en zegt zo simpel mogelijk is. Voeg geen elementen toe die niet nodig zijn.

Gepaste lettertype: Gebruik in presentaties en grafieken bij voorkeur een strak en eenvoudig te lezen lettertype zonder schreef.

Voldoende witruimte: Maak voldoende gebruik van witruimte, zowel in tekst, grafieken als op slides. Witruimte verhoogt de leesbaarheid en draagt bij aan een betere leeservaring.

KISS principe – Keep it simple, stupid: Laat onnodige complexiteit achterwege. Je hoeft je doelpubliek niet te imponeren met moeilijke woorden of tal van afkortingen.

Tekstelementen in grafieken: Durf tekst aan je grafieken toe te voegen, om te labelen, uit te leggen, te highlighten, aan te bevelen of een conclusie te trekken. Tekstelementen kunnen op die manier helpen je verhaal over te brengen.

Visuele weergave

• Gebruik een tabel als je exacte waarden wilt kunnen opzoeken en vergelijken en als je naast individuele waarden ook totalen wilt tonen.
• Gebruik een grafiek als de boodschap verborgen zit in het patroon gevormd door de verschillende waarden.
• Tenzij je een data-analist bent met een degelijke statistische achtergrond, zullen lijngrafiek, staafdiagram en bulletgrafiek volstaan voor meer dan 90% van de grafieken die je maakt.
• Stimuleer met grafieken het vergelijken van gegevens:
  • Een lijngrafiek is het best geschikt om tijdgerelateerde data te vergelijken.
  • Voor het vergelijken van categorieën is een staafdiagram geschikt.
  • Actuele data vergelijken ten opzichte van een doel, doen we met een bulletgrafiek.
• Een taartdiagram is zelden de best mogelijke grafiekkeuze. Als je een taartdiagram gebruikt, dan liefst enkel om een visuele indicatie te geven van een verdeling met weinig componenten.

Storytelling

• Maak je verhaal zo interessant mogelijk. Zorg dat je de aandacht van je publiek van in het begin te pakken hebt. Bouw spanning op in je verhaal, creëer een hoogtepunt en zet aan het einde aan tot actie.
• Bouw je verhaal en eventueel je grafiek op in stappen. Daardoor neem je je publiek mee.
• Heb je voldoende tijd voor je presentatie? Dan kun je jouw verhaal chronologisch Is dat niet het geval of communiceer je data naar het management? Start dan met de conclusies.
• Herhaling werkt. Zorg ervoor dat de belangrijkste punten blijven hangen door ze te herhalen.
• Ken je verhaal door en door, dan sta je sterk in alle omstandigheden. Hoe kun je je presentatie samenvatten in één zin? Als je plots maar drie minuten hebt in plaats van een half uur, zul je toch in staat zijn om de kern van je boodschap over te brengen.

Als je een verhaal aan de hand van data wilt vertellen, volg dan deze stappen:

1. Bepaal de context: naar wie wil je communiceren? Met welk doel? In welke vorm?
2. Visuele weergave: op basis van de context en de beschikbare data kies je een geschikte datavisualisatie. Stimuleer hiermee het vergelijken van gegevens. Lijngrafiek, staafdiagram en bulletgrafiek zijn daarvoor uitermate geschikt. In de meeste gevallen is er een beter grafiektype dan het taartdiagram.
3. Verwijder ruis: verwijder wat niet absoluut noodzakelijk is om de datavisualisatie te begrijpen.
4. Richt de aandacht: leg de focus op de essentie, creëer een visuele hiërarchie van informatie door te werken met één kleur en contrast.
5. Denk als een designer: maak de visualisatie aantrekkelijk en compleet. Kies een grafiektitel die een inzicht geeft, of aanzet tot actie.
6. Vertel een verhaal: bouw je verhaal net als de grafieken beetje bij beetje op.